Você, que é empreendedor ou possui uma pequena empresa, já deve ter sentido na pele o peso da burocracia. Afinal, lidar com questões administrativas, tributárias e legais pode ser uma verdadeira dor de cabeça, consumindo tempo e recursos preciosos.
Segundo dados de diversas pesquisas, as pequenas empresas no Brasil chegam a gastar em média 180 horas por ano com questões burocráticas.
Neste artigo, vamos entender a importância desse tema e como a burocracia pode impactar negativamente as pequenas empresas, bem como discutir algumas soluções e alternativas para lidar com esse desafio.
O que é a burocracia nas empresas?
A burocracia nas empresas é um conjunto de procedimentos, regras, regulamentações e exigências impostas por órgãos governamentais, entidades reguladoras e outras instâncias, que as empresas devem cumprir para estar em conformidade com a legislação e normas vigentes.
A burocracia pode envolver uma série de processos administrativos, tais como obtenção de licenças, aviso de licitação, registros, autorizações, elaboração de relatórios, pagamento de tributos, entre outros.
A burocracia pode ser um desafio para as empresas, especialmente para as pequenas e médias empresas (PMEs), pois muitas vezes envolve um alto grau de complexidade, tempo e recursos para cumprir as obrigações impostas.
A burocracia pode gerar atrasos, custos adicionais, dificuldades operacionais e até mesmo prejudicar a competitividade das empresas, uma vez que pode consumir parte significativa do tempo e dos recursos dos empreendedores, que poderiam estar focados em atividades produtivas e estratégicas para o crescimento dos negócios.
A burocracia pode se manifestar em diversas áreas da empresa, como na abertura e encerramento de empresas, na contratação e demissão de funcionários, na elaboração de relatórios contábeis e financeiros, na participação em licitações, entre outros processos.
A burocracia exagerada oferece diversos malefícios para um negócio, entre eles:
Barreira para crescimentos;
Impede contratações;
Tira o estímulo do empreendedor;
Gera altos custos.
A complexidade e o volume de regulamentações podem variar de acordo com o setor de atuação da empresa, o porte do negócio, a localização geográfica e outros fatores específicos.
A burocracia para as pequenas empresas
A burocracia é uma realidade enfrentada por empresas de todos os portes, até mesmo em emissões por empresas de digitalização de documentos, mas seu impacto tende a ser ainda maior nas pequenas empresas, que muitas vezes possuem recursos limitados e uma estrutura enxuta de pessoal.
Para entendermos melhor o problema, é importante analisarmos os principais pontos que levam as pequenas empresas a gastarem uma média de 180 horas por ano com burocracia.
Complexidade tributária
O sistema tributário brasileiro é conhecido por sua complexidade, com uma infinidade de obrigações e regulamentações a serem cumpridas pelas empresas.
Imagine que você seja uma empresa que não possui consultoria em contabilidade especializada em lucro real.
As pequenas empresas muitas vezes não possuem uma equipe dedicada de contabilidade e precisam lidar diretamente com a apuração e pagamento de impostos, preenchimento de declarações e obrigações acessórias, o que demanda tempo e conhecimento específico.
Licenças e autorizações
Para operar legalmente em determinados segmentos, as pequenas empresas precisam obter licenças e autorizações específicas, que variam de acordo com o tipo de negócio e localidade.
Esses processos podem ser burocráticos e demorados, envolvendo uma série de documentos, formulários e procedimentos a serem seguidos, o que pode consumir tempo e recursos das empresas.
Contratação e gestão de pessoal
A contratação de funcionários também pode ser uma fonte de burocracia para as pequenas empresas.
É necessário cumprir uma série de obrigações legais, como registros em carteira de trabalho, pagamento de encargos sociais e previdenciários, elaboração de contratos e demais obrigações trabalhistas.
Além disso, a gestão de pessoal envolve também questões como férias, afastamentos, benefícios e outras obrigações, que podem demandar tempo e esforço dos empreendedores.
Normas regulatórias
Pense em uma empresa de digitalização de documentos preço. Dependendo do setor de atuação da empresa, é possível que haja uma série de normas regulatórias a serem seguidas, como normas de segurança, saúde, meio ambiente, entre outras.
O cumprimento dessas normas pode demandar adequações na estrutura física do negócio, treinamentos para os funcionários, obtenção de certificações e licenças, e outras ações que podem ser burocráticas e consumir tempo e recursos.
Documentação e arquivamento
Outro ponto burocrático é a necessidade de organização e arquivamento de documentos diversos, como contratos e outros documentos relevantes para a empresa e também para um funcionário que deseja fazer o cálculo de décimo terceiro, por exemplo.
A manutenção de uma documentação adequada e em conformidade com as regulamentações pode ser um desafio para as pequenas empresas, que muitas vezes não possuem um sistema eficiente de gestão documental, levando a perda de tempo na busca e organização desses documentos quando necessário.
Todo esse tempo gasto com questões burocráticas pode representar uma grande perda de produtividade e recursos para as pequenas empresas.
Além disso, a falta de clareza e a complexidade das regulamentações podem gerar erros e inconsistências, o que pode levar a multas e penalidades, prejudicando ainda mais o negócio.
Portanto, é essencial que os empreendedores compreendam os impactos
negativos da burocracia e busquem alternativas para lidar com esse desafio.
Uma das principais soluções para lidar com a burocracia é investir em tecnologia e automatização.
Atualmente, existem diversas ferramentas e softwares que podem auxiliar na gestão administrativa, tributária e legal das empresas, tornando os processos mais eficientes e reduzindo o tempo gasto com questões burocráticas.
Formas de diminuir a burocracia
Uma interessante é a terceirização de atividades burocráticas. Por exemplo, a contratação de uma empresa de auditoria em SP pode ser uma alternativa viável para pequenas empresas que não possuem uma equipe interna de contabilidade.
A terceirização pode trazer maior expertise, eficiência e economia de recursos, permitindo que os empreendedores foquem em atividades mais estratégicas para o negócio.
Além disso, é importante buscar a simplificação dos processos internos da empresa.
Avaliar os fluxos de trabalho, identificar atividades desnecessárias ou que possam ser otimizadas, eliminar papeladas desnecessárias e reduzir a burocracia interna pode ser uma estratégia eficaz para economizar tempo e recursos.
É possível criar procedimentos internos mais simplificados e automatizados, reduzindo a necessidade de retrabalho e tornando os processos mais ágeis e eficientes.
Outro ponto importante é estar atento aos prazos e evitar a procrastinação na realização das obrigações burocráticas. Deixar para a última hora pode gerar estresse e correria, aumentando a probabilidade de cometer erros ou omissões.
Portanto, é fundamental estabelecer um calendário de obrigações e cumprir os prazos de forma organizada e antecipada, evitando atrasos e problemas futuros.
Além disso, contar com um sistema ERP para indústria pode ser muito útil para gerir sua empresa e diminuir a burocracia nos processos.
Conclusão
A quantidade de regulamentações e obrigações legais a serem cumpridas pode ser complexa e impactar a produtividade e a eficiência dos negócios. No entanto, é possível adotar estratégias para minimizar esses impactos e otimizar a gestão administrativa das pequenas empresas.
A burocracia é como um saco de rafia para entulho. É um desafio enfrentado por muitas pequenas empresas no Brasil, consumindo tempo, recursos e energia dos empreendedores.
É fundamental que os empreendedores compreendam a importância de uma gestão eficiente das obrigações burocráticas e busquem alternativas para otimizar o tempo e os recursos dedicados a essas atividades.
A burocracia não precisa ser encarada apenas como um obstáculo, mas também como uma oportunidade para aprimorar a gestão do negócio, tornando-o mais competitivo e preparado para enfrentar os desafios do mercado.
Cabe também aos órgãos governamentais e entidades reguladoras a busca por formas de simplificar e agilizar os procedimentos, promovendo um ambiente mais favorável aos pequenos negócios.
Ações como a desburocratização, a simplificação de normas e a digitalização de processos podem contribuir significativamente para reduzir o tempo e os recursos gastos pelas pequenas empresas com a burocracia.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
