Durante os últimos três anos, em que a pandemia da Covid-19 virou do avesso nossa forma de trabalhar, nos acostumamos a lotar a agenda digital de meetings, calls, videoconferência, live e mais uma centena de nomes que queiram dar à boa e velha reunião. Além dos mil e um aplicativos que tivemos de baixar em nossas máquinas e lidar com eles, tivemos de aprender também a participar de reuniões improdutivas.
Aquelas obrigações corporativas que muitos líderes usam de escudo para se mostrarem produtivos para seu gerente ou diretor, mas que, na prática, não funciona e não traz resultados positivos – nem para a equipe, nem para a empresa. E é péssimo quando isso ocorre, não é verdade?
As reuniões – sejam presenciais, sejam as realizadas de forma remota – são uma ferramenta importante para qualquer negócio, pois possibilitam alinhar os objetivos e garantir que todos estejam na mesma sintonia.
No entanto, devem ser pensadas para beneficiar os envolvidos. Ninguém gosta de encontros improdutivos, não é mesmo? Reclamamos, diariamente, da falta de tempo, mas será que temos consciência de que forma estamos empenhando nossas horas? Muitas vezes, se pararmos para analisar o que fazemos durante o dia, vamos nos dar conta de que passamos a maior parte dele em reuniões.
Além disso, é provável que você concorde comigo em uma questão: em diversos casos, esse encontro poderia se resumir a um e-mail. Mas, não. Os Zoom’s, Google Meet’s, Webex’s da vida se emaranharam na rotina de nossas agendas, tornado possível marcar um compromisso atrás do outro, sem se preocupar em reservar salas físicas ou ter aquela pausa para o café. Se, de fato, tempo é dinheiro, alguém está pagando caro pela ineficiência e improdutividade dos funcionários em longas e inconclusivas reuniões.
Para ser proveitosa, uma reunião precisa de planejamento estratégico. Estabelecer um limite de tempo, ter uma pauta clara dos assuntos que serão tratados, além de checar tudo o que será necessário: desde questões de tecnologia até materiais. E se
a reunião for presencial, é preciso avaliar o ambiente, pois ele influenciará o resultado final do encontro. Uma reunião para construir um plano de marketing, por exemplo, pede um local apropriado para que as ideias fluam, como um espaço aberto e arejado.
É também vital dar conhecimento prévio sobre a reunião. Afinal de contas, as pessoas que lá estarão têm algum papel, alguma relevância ou mesmo precisarão interagir. Logo, deverão se preparar. Do contrário, o encontro será como muitos outros, ou seja, longo, enfadonho e pouco produtivo. Isso o torna uma perigosa fonte de desperdício de tempo em qualquer negócio, principalmente naqueles de pequeno porte, em que os recursos são escassos, e cada minuto é valioso. Sendo assim, em sua próxima reunião, tente planejar e verá quão mais produtivo você será!
David Braga é CEO, board advisor e headhunter da Prime Talent, empresa de busca e seleção de executivos, presente em 30 países pela Agilium Group; é conselheiro de Administração e professor convidado pela Fundação Dom Cabral; além de conselheiro da ABRH MG, ACMinas e ChildFund Brasil. Instagrams: @davidbraga | @prime.talent