Comunicação unificada como serviço: como reduzir custos e ser mais flexível e seguro

*Por Rafael Gonçalves, diretor de Canais da Avaya Brasil

As empresas estão adotando soluções de Comunicação Unificada como Serviço (UCaaS, do inglês Unified Communication as a Service) para aperfeiçoar o gerenciamento de novos paradigmas de trabalho por meio da sinergia de diferentes canais e modos de comunicação. O primeiro impulsionador continua sendo a produtividade: qualquer modelo de trabalho ágil promete desempenho extraordinário, mas, além da evolução cultural e organizacional, a capacitação adequada da tecnologia é essencial. Capacitação tecnológica que se torna mais eficiente e eficaz.

É neste contexto que nascem várias soluções que oferecem inovação de tecnologia de assinatura flexível, acessível e poderosa – seja para startups, pequenas, médias ou grandes empresas. Por meio delas, a operação de comunicação e colaboração na empresa é simplificada.

Seus diversos recursos permitem que os funcionários assumam um papel ativo, criando valor, agradando os clientes e interagindo com os colegas para obter resultados significativos.

Comunicação unificada como serviço: produtividade e eficiência

Ao direcionar os investimentos para a produtividade máxima, as empresas que adotam as soluções UCaaS também obtêm outros benefícios extraordinários, como:

• Eficiência, ou seja, redução de custos operacionais;
• Flexibilidade na dinâmica de trabalho e comunicação, por estar na nuvem;
• Segurança de dados e comunicações, outra questão central na era do trabalho inteligente.

Sendo assim, as instalações são suportadas juntamente com a capacidade de migrar de uma para outra no momento mais conveniente.

Além disso, existem soluções completas e eficientes disponíveis onde quer que os colaboradores estejam. Por exemplo, se estiverem trabalhando remotamente, as ferramentas e aplicações intuitivas os mantêm conectados, produtivos e acessíveis.

A adoção de sistemas UCaaS oferece um excelente retorno sobre o investimento justamente por ter um impacto rápido e benéfico nos custos. Para entender o porquê, deve-se levar em conta que, na era pré-UCaaS, os canais de comunicação eram gerenciados separadamente: telefone, chat, vídeo, mensagens, etc. Eles eram independentes e muitas vezes governados por diferentes sistemas e fornecedores. O simples fato de ter várias partes interessadas cria uma carga de gerenciamento significativa para o departamento de TI.

As plataformas UCaaS resolvem esse problema fornecendo um único ponto de contato para todas as comunicações comerciais, tornando-se canais sinérgicos e, em muitos casos, até mesmo o relacionamento com a operadora de telefonia é gerenciado diretamente pelo provedor da solução. Isso significa que, para qualquer assunto, há um único ponto de contato.

Outro aspecto a considerar é o custo da nuvem. As plataformas UCaaS são entregues como um serviço, ou seja, os custos de licença dependem exclusivamente do número de usuários da plataforma. Não é mais necessário comprar hardware, mantê-lo ou adquirir conhecimento especializado. O provedor cuida disso, de forma totalmente transparente e "indolor" para o cliente final.

Por fim, a plataforma elimina uma série de custos ocultos, que a empresa pode estimar por meio de uma análise aprofundada. Qual é o custo de um funcionário desengajado, frustrado e desmotivado porque não consegue se comunicar rapidamente com seus colegas ou porque se sente excluído da cultura e dos processos corporativos? Qual é o custo de não conseguir responder rapidamente a um cliente após a implementação ou venda de um produto ou serviço?

A flexibilidade e a segurança das comunicações unificadas

Flexibilidade e segurança são outras duas "palavras-chave" nas quais as empresas precisam pensar com cuidado. A flexibilidade é fundamental para os paradigmas de trabalho ágil. No domínio da comunicação, os colaboradores devem ter a máxima liberdade para escolher os canais por meio dos quais desenvolvem as relações com os colegas ou com o exterior. O omnichannel, muito falado no contexto da experiência do cliente, também se aplica à comunicação interna: como cada meio de comunicação tem seus pontos fortes e fracos, o usuário-funcionário deve ter liberdade para alternar livremente entre eles com dinamismo, de acordo com suas preferências e necessidades. 

Por fim, mas não menos importante, deve-se dar a devida importância à questão da segurança que, em uma era de trabalho inteligente e ataques cibernéticos desenfreados, deve ser sempre uma prioridade. As Comunicações Unificadas como Serviço são, na verdade, plataformas em nuvem que, como tal, usam todas as tecnologias de segurança mais recentes e sofisticadas. Acima de tudo, adotam novos modelos de segurança (como o zero trust), que deslocam o foco de atenção do perímetro corporativo cada vez mais fluido para o usuário da plataforma, seus dispositivos, dados, acessos e identidades. Isso, combinado com a criptografia de dados e o gerenciamento proativo da infraestrutura (nas mãos do provedor), significa que o termo segurança não se limita à defesa contra ameaças, mas sim à garantia de resistência e continuidade abrangente do negócio.