5W2H: Veja como planejar ações na sua empresa

A metodologia 5W2H tem ganhado muito espaço no mercado, principalmente pela forma simplificada e eficiente que ela oferece para a criação de planos de ação que são funcionais e assertivos.

O mundo dos negócios está cada vez mais competitivo, principalmente depois que os recursos digitais começaram a se tornar mais populares. Isso fez um levante nesse segmento, possibilitando uma série de interações diferenciadas.

Por isso, as empresas começaram a procurar por ferramentas que as auxiliem a criar um impacto mais duradouro em suas estratégias, buscando planos de ação mais rápidos e práticos para tomadas de decisões com base em informações concretas.

A metodologia 5W2H resume-se na elaboração de sete perguntas básicas para a pessoa que está optando por utilizá-la, e então elabora um plano de ação a partir das respostas fornecidas pelo profissional.

Essas perguntas podem ajudar a dar um panorama geral sobre sua gestão de frota de veículos leves, identificando pontos de melhoria que podem otimizar ainda mais seu impacto no mercado em que está inserido.

Além disso, a metodologia busca complicações e problemas operacionais ao longo da estrutura da empresa, para conseguir identificar que tipo de ação pode ser tomada para buscar uma melhora expressiva nesse tipo de ação e otimizar seu impacto geral.

A sigla vem do inglês e representa as 5 primeiras perguntas, cuja palavra começa com W, e as 2 últimas, que começam com H. Por isso, a representação 5W2H significa:

• What (O que?);

• Why (Por quê?);

• Where (Onde?);

• When (Quando?);

• Who (Quem?);

• How (Como?);

• How much (Quanto?).

Para você entender melhor esse contexto, é importante saber como usar cada uma das perguntas adequadamente e identificar como esse tipo de metodologia pode impactar positivamente seus resultados.

Vale lembrar que cada companhia é única no mercado, então as respostas para estas perguntas serão completamente diferentes entre companhias distintas, ainda que elas estejam sob um mesmo segmento de atuação.

Identificar as respostas para cada uma dessas perguntas é parte fundamental do processo de comunicação, e você deve adaptá-las à sua realidade para otimizar a utilização dessa metodologia em criar planos de ação mais eficientes para sua companhia.

A prestação de serviços de cabeamento estruturado empresas pode ser otimizada quando você entende todos os passos necessários para a execução do elemento, e isso acaba gerando um resultado muito mais satisfatório a longo prazo.

Por isso, entender essas questões se torna ainda mais relevante quando você coloca-as em prática na execução de tarefas comuns de sua empresa, buscando uma evolução comercial.

What (O que)

A primeira pergunta é a mais óbvia de todo o questionário, mas é importante que você dê uma atenção especial para ela para garantir que a estrutura do questionário será de acordo com sua necessidade.

Esse é o momento de entender o que você está querendo fazer com a empresa. Definir metas ou objetivos é muito importante para que você consiga determinar um norte de ação com esse tipo de ferramenta.

Depois dessa definição, você terá mais assertividade em entender o que a empresa está buscando com esse tipo de ação, e consegue elaborar um plano muito melhor para otimizar seus resultados com uma consultoria contábil para abertura de empresa.

Why (Por quê)

Criar uma meta ou objetivo pode ser o primeiro passo, mas entender essa criação é fundamental. A pergunta seguinte tenta identificar os motivos que levaram o gestor a pensar nesse objetivo.

A tomada de decisões em empresas muitas vezes tem que ser rápida, como um resultado do mercado estar sempre em movimento e a competição ser elevada.

Por isso é muito importante que você consiga identificar as razões para fazer uma atividade, ampliando seu conhecimento da questão e entendendo os próximos passos a serem tomados pela companhia.

Ao trabalhar com desconto de títulos factoring, identificar o porquê de uma determinada ação é fundamental para você elaborar um plano de ação efetivo, que gere resultados impactantes no futuro da empresa.

Assim você terá mais possibilidades de comunicação a longo prazo.

Where (Onde)

Embora essa pergunta pareça óbvia, a verdade é que existem diversas ações que uma empresa faz que não necessariamente englobam o espaço físico onde ela está inserida.

Ao se questionar onde a ação será realizada, você entende se existem custos operacionais para transporte e logística, que tipo de serviço precisará ser realizado e uma série de outras informações.

Além disso, é importante pensar em onde no sentido mais amplo. O mundo está cada vez mais conectado, e em muitos casos não é preciso um espaço físico para você definir onde uma ação será realizada.

No caso de uma empresa de ERP integrado, todo o processo pode acontecer digitalmente, e nesse caso é preciso definir os sistemas e sites que serão utilizados nessa estrutura.

Isso torna a questão “onde” muito mais ampla, uma vez que lida com espaços digitais para otimizar esse tipo de comunicação.

When (Quando)

A maioria dos planos de ação precisam de datas para conseguirem ser realizadas. Isso inclui tanto o prazo para dar início ao projeto quanto os prazos de entrega e finalização.

Por isso, essa questão é crucial para identificar todas as possibilidades que você pode conseguir ao longo de um determinado período de tempo. Embora nenhuma ação seja imediatista, não é bom estender muito tempo uma atividade.

Você deve encontrar um meio termo com relação ao período de execução da ação para que ela tenha tempo de se integrar ao mercado, mas que possa ser avaliado para identificar falhas ou gargalos na produção.

O ideal nestes casos é estipular ainda no planejamento o tempo em que a ação ficará ativa, para garantir uma estrutura mais adequada ao mercado e como ele pode ser otimizado a longo prazo.

Essas ações se tornam muito mais eficientes conforme você otimiza essas questões, entendendo o tempo que possui para fazer mudanças positivas em sua companhia e atingir os resultados propostos.

Algumas empresas trabalham constantemente com prazos, como é o caso de um despachante aduaneiro logística, que depende de entregas externas e outras questões.

Por isso, ter essas informações integradas é fundamental para garantir um resultado positivo em sua companhia.

Who (Quem)

Ainda que o plano de ação seja da empresa como um todo, é importante determinar gestores e responsáveis pela execução de uma tarefa. Isso ajuda a identificar melhor que pessoa terá que acompanhar o processo em execução.

Ao declarar um responsável, você coloca a autoridade em uma figura de sua empresa, que poderá dialogar com a equipe e com pessoas externas para otimizar esse tipo de resultado.

Quanto mais você explora essas questões, maior é o impacto de suas atividades para garantir resultados satisfatórios em sua companhia de suporte técnico em TI, conseguindo questionar diretamente o responsável sobre as alterações.

How (Como)

Ainda na etapa de planejamento, você pode começar a pensar na forma como as ações tomarão significado, e como você conseguirá atingir os objetivos propostos nesse tipo de atividade.

O como lida com a questão operacional, de que fato as atividades efetivamente serão realizadas, e quais são as questões necessárias para essa execução. Assim, você tem uma ideia melhor do que precisa ser feito para começar.

Também é importante pensar em como no sentido de equipamento e tecnologia para a execução da tarefa, questões que precisam ser lidadas antes de você iniciar a operação em sua empresa de declaração de importação.

How much (Quanto)

Toda operação empresarial possui um custo operacional. Isso acaba trabalhando diretamente com as operações que a empresa deseja fazer, uma vez que lida com questões orçamentárias.

Para identificar se sua companhia tem os valores necessários para lidar com as mudanças que você está propondo, essa questão acaba sendo fundamental para completar a metodologia.

Assim você tem uma visão mais ampla de todo o custo que as mudanças propostas levarão e começará a se preparar para otimizar os resultados da empresa e conseguir levantar essa verba para trabalhar.

Considerações finais

A metodologia 5W2H pode ajudar companhias de diversos portes e segmentos a entender melhor suas propriedades, pontos de evolução e o que mais podem alcançar ao atingir elementos básicos desse tipo de modelo.

Por isso, saber lidar com cada uma das questões é fundamental para otimizar seus processos de comunicação e atender todas as necessidades que a montagem do plano de ação demanda.

Companhias que conseguem fazer essas ações acabam otimizando a comunicação interna e entendem as necessidades da empresa, conseguindo trabalhar melhor para atingir resultados satisfatórios em todas essas questões de crescimento no mercado.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.