Budget e forecast: conheça como pode ajudar no orçamento corporativo

Budget (orçamentos) e forecasts (previsões) são ferramentas de gestão financeira que as empresas usam para estabelecer planos para o futuro. Embora termos semelhantes, budget e forecast são usados ​​de forma diferente pelos profissionais financeiros. 

Um escritório de serviço de contabilidade utiliza do budget para mostrar a direção onde a administração deseja levar a empresa no período de um ano, enquanto que usa do forecast para levantar dados históricos ​​para prever os resultados financeiros futuros.

Ambos dependem de relatórios e análises, mas há várias diferenças entre o orçamento e a previsão de uma empresa. Neste artigo, definimos orçamentos e previsões e como criar uma previsão de orçamento para que você possa ajudar sua organização.

O que é o budget?

Um budget é um esboço financeiro que detalha o que uma empresa espera que ocorra ao longo de um período de tempo. As características dos orçamentos incluem:

• Fluxos de caixa esperados;
• Estimativas de receitas e despesas;
• Geralmente criado uma vez por ano;
• Redução da dívida esperada.

Comparado com os resultados reais para calcular as variações dos números esperados, a administração pode tomar medidas para atender às expectativas orçamentárias, como alterar a remuneração dos funcionários e fazer avaliação patrimonial.

O budget não só quantifica o seu plano de execução, mas também serve para examinar a viabilidade do seu plano, a situação financeira esperada e as necessidades de endividamento, além de uma técnica de controle para avaliar o desempenho real. 

Ele é geralmente de curto prazo por natureza, feito para a duração máxima de um período contábil e ele é sempre elaborado antes da implementação do plano e pode ser ajustado para melhor gerenciar as operações da empresa.

O que é o forecast?

Uma previsão de negócios é uma ferramenta financeira que usa dados passados ​​para estimar tendências e resultados futuros. Uma empresa depende de previsões para tomar decisões sobre o budget, desenvolvimento de produtos e apelo aos clientes.

As empresas também usam forecasts para prever como serão suas operações, alcance de clientes, potencial de receita e lucratividade em um momento específico no futuro. 

Geralmente, as previsões criam projeções anuais, mas uma empresa de soluções ambientais resolveu inovar e criou previsões que estimam vários anos à frente. As características do forecast incluem:

• Projeção prevista do crescimento financeiro esperado para um período;
• Previsões não são comparadas com os resultados reais;
• Geralmente limitado às principais receitas e despesas;
• Pode ser usado para planejamento de curto e longo prazo;
• Atualizado regularmente, geralmente mensal ou trimestralmente.

Existem três tipos principais de previsões: geral, de vendas e financeira.

Geral

Uma previsão geral de negócios abrange vários elementos, como: informações sobre a posição financeira atual e receitas e despesas projetadas; dados históricos e atuais sobre a demanda econômica e tendências de mercado passadas e atuais para projetar a atividade de mercado futura.

Vendas

A previsão de vendas, por sua vez, envolve uma análise dos números de vendas passados ​​e atuais e algumas estimativas sobre os produtos ou serviços que uma empresa vende, como custos projetados de fabricação de produtos e o lucro total que uma empresa espera.

Financeira

Por fim, uma previsão financeira cria uma visão geral da posição financeira atual e projeta estimativas futuras sobre detalhes financeiros, como: despesas e custos, por exemplo, despesas fixas, variáveis ​​e únicas, custo das mercadorias vendidas e despesas gerais.

Mas afinal, qual a diferença? 

Uma vez elaborado, o budget é ajustado com menos frequência, somente quando há mudanças nas premissas utilizadas para fazê-lo. Por conta disso, ele é mais estático por natureza.

Em contraste, as previsões são ajustadas com mais frequência para variar as premissas, bem como as mudanças ambientais e, portanto, incluem os dados mais recentes e relevantes a qualquer momento

Um advogado direito do consumidor utiliza o budget como uma ferramenta tática que o ajuda a gerenciar suas operações durante um período contábil. Ele também utiliza o forecast como estratégica para planejar o crescimento de seu escritório.

Os orçamentos fornecem metas para desempenho futuro e, portanto, são usados ​​para análise de variação de resultados reais versus resultados esperados. As previsões são apenas projeções: elas não fornecem nenhum parâmetro de desempenho para comparar os resultados reais com os resultados previstos.

Juntos, eles ajudam você a pintar uma imagem melhor do “porquê” por trás de seus dados financeiros, em vez de apenas relatar os números. 

Sem esse quadro completo de precisão de curto prazo e visão estratégica de longo prazo, você corre o risco de transformar seu processo orçamentário no tipo tradicional de processo que causa frustração tanto para as equipes financeiras quanto para os líderes de departamento.

O que é uma previsão orçamentária?

A previsão orçamentária combina orçamento e previsão e visa prever o resultado de um orçamento futuro. Depois que um orçamento é criado, uma previsão de orçamento é criada para modelar o que os valores orçados devem alcançar.

Empresas de sistemas, por exemplo, usam estimativas de curto prazo (um a quatro trimestres) de metas e condições financeiras usando dados quantitativos. As projeções orçamentárias são uma versão de longo prazo das previsões orçamentárias.

A previsão do negócio, no entanto, pode mostrar que superou suas despesas operacionais orçadas. Nesse caso, a empresa pode atualizar sua previsão para refletir sua posição atual enquanto mantém o orçamento como está para documentar um relatório financeiro anual.

Rolling Budget vs. Rolling Forecast

O rolling forecast é uma ferramenta de planejamento financeiro que ajuda as organizações a prever continuamente seus resultados futuros.

Ele é executado normalmente em horizontes de tempo de 12, 18 ou 24 meses, permitindo que as equipes financeiras atualizem as projeções mensalmente ou trimestralmente com base nos dados reais mais atualizados.

O principal objetivo do rolling forecast é tornar seu processo de planejamento e orçamento mais dinâmico. O avanço das previsões mensalmente ou trimestralmente permite que as equipes financeiras mapeiem os cenários de uma maneira mais estratégica. 

Uma empresa de serviços de informatica utiliza dessa ferramenta na construção de premissas financeiras que leva a previsões mais precisas e cria uma base para previsões ágeis.

As previsões contínuas fornecem a perspectiva em tempo real necessária para passar de relatórios sobre se suas previsões estavam ou não corretas para fornecer recomendações acionáveis ​​para atingir as metas da empresa.

Em vez de relatar a precisão do seu plano anual, você pode ter conversas mais granulares com controlador de acesso sobre como as alterações na alocação de recursos podem melhorar o desempenho.

O rolling budget, por sua vez, traz um plano anual calculado para o ano fiscal com base nos dados históricos do ano anterior. Comparado com o rolling forecast, é o padrão de fato para o planejamento financeiro. 

Em vez de atualizar continuamente o plano com uma previsão contínua, os processos tradicionais fazem com que as equipes financeiras trabalhem com departamentos individuais para criar uma visão estática das projeções de receitas e despesas da empresa.

Como fazer uma previsão?

Pois bem, use as etapas a seguir para criar uma previsão precisa que pode ajudá-lo a permanecer no caminho certo para atingir as metas financeiras:

Reúna dados passados ​​e atuais

Colete todos os dados financeiros do ano passado até o período atual. Isso inclui receitas e despesas totais. 

Por exemplo, uma empresa de serviço de calibração divide sua receita total em subconjuntos como receita de vendas, receita de empresas parceiras e retornos de investimentos. 

Separe as despesas de acordo com custos fixos, custos variáveis ​​e pagamentos únicos. Liste essas informações em um documento organizado.

Faça uma análise preliminar

Depois de reunir todas as informações financeiras passadas e atuais, faça uma avaliação para ter uma ideia melhor das projeções de receitas e despesas a serem definidas. Procure tendências ao longo do período para identificar aumentos e diminuições nos lucros e custos. 

Encontre suas médias de receita e despesa e use esses dados como base para construir sua previsão.

Defina um prazo de orçamento

Estabeleça o prazo para medir, como um período anual, trimestral ou mensal. Adote uma abordagem conservadora do orçamento dentro do período definido, subestimando seu potencial de receita e planejando suas despesas.

Estabeleça expectativas de receita

Crie uma estimativa realista de sua meta de receita para o período com base em seu histórico de ganhos anteriores. Estabeleça isso como sua meta de linha de base para que você possa criar um plano de ação para implementar estratégias que o ajudem a atingir seu objetivo. 

Além disso, se você tiver formas adicionais de renda, como investimentos e ações, projete um valor realista e conservador que espera ganhar no final do período.

Estabeleça as despesas projetadas

Liste seus custos esperados, como despesas operacionais, e seus pagamentos fixos, como pagamentos de hipotecas e empréstimos.

Seja menos conservador com essa projeção e defina seu orçamento de acordo com o valor médio mais alto de suas despesas anteriores. Isso pode ajudá-lo a planejar estratégias de redução de custos e aumento de receita.

Crie um fundo de contingência

Separe um valor específico como um fundo de contingência no qual você pode contar em caso de custos inesperados ou emergências que surjam durante o período. 

Considere um valor que possa cobrir pelo menos dois meses de operações comerciais para que você tenha alguma cobertura disponível caso precise.

Implemente seu orçamento

Depois de delinear todos os detalhes financeiros do seu negócio e estabelecer suas projeções, é hora de implementar o orçamento.

Neste momento, uma previsão usa as informações de um orçamento para fornecer uma compreensão mais profunda do que você pode fazer para permanecer alinhado com seu orçamento.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.