5 dicas para aumentar a segurança de e-mails corporativo

O serviço de troca de e-mails tornou-se uma atividade cada vez mais necessária e profissional dentro do ambiente corporativo. Acompanhando a evolução dos meios de comunicação, que hoje depende, mantém muitos dos serviços de internet.

Um movimento que acompanha a própria relevância que os serviços digitais passaram a ter na sociedade, sendo fácil acessar o seu e-mail, sem a necessidade de ter acesso a um computador de mesa ou um notebook.

Por meio do próprio celular é possível responder suas correspondências digitais, visualizadas a partir de notificações na tela de seu aparelho, incluindo aqueles de formatos diferenciados, como funcionam os relógios inteligentes, conhecidos como smartwatches.

Quando se aplicam as soluções tecnológicas, é possível encontrar as mesmas nos mais diferentes setores profissional. Desde a gestão de ativos de uma companhia, como no controle da entrada e saída dos funcionários, por meio de um controle de acesso digital.

Seguindo essa evolução das tecnologias, os métodos de comunicação atualmente possuem uma grande variedade de formatos, indo além das tradicionais ligações via telefone ou celular, por meio de aplicativos de trocas de mensagem.

E por mais que essas aplicações tenham dominado o mercado, no que se refere ao diálogo entre diferentes usuários na rede, no ambiente profissional existe uma ferramenta que continua a exercer uma função essencial: serviços de e-mail.

Garantindo uma maior formalidade para as mensagens ali trocadas, diferente do ambiente mais desconcentrado que costuma estar associado aos aplicativos de mensagens.

Por mais que essa modalidade também venha sendo aos poucos pelo mercado, através do comércio digital, no qual um vendedor de brindes corporativos personalizados pode negociar com os seus clientes através de serviços como o WhatsApp e o Messenger.

Agora, quando se trata do contato interno entre os setores de uma empresa, principalmente uma de grande dimensão, o e-mail continua a liderar com o principal formato de comunicação entre as equipes, utilizando muitas vezes o chamado e-mail corporativo.

O que é um e-mail corporativo?

Em termos de estrutura, não existe muita diferença entre um e-mail comum e um corporativo, resumindo-se a um endereço eletrônico pessoal, associado a alguma empresa de comunicação digital, que oferece tais serviços de forma gratuita ou paga.

Entre os provedores de e-mail mais populares do mercado, é possível citar aqueles relacionadas a empresas como:

• Google;
• Microsoft;
• Yahoo!;
• Uol.

Ter um ou mais endereços de e-mail é essencial para qualquer tipo de atividade na internet, seja para se registrar em um site de compras, para instalar um aplicativo no seu celular ou criar um perfil pessoal em alguma rede social, permitindo se conectar com outros usuários.

A diferença de um e-mail corporativo está na exclusividade pertencente ao mesmo, ou seja, uma maior privacidade e proteção acerca dos assuntos a serem tratados dentro dessa troca de informações, algo essencial quando se fala de uma grande companhia.

Ao possuir um sistema próprio de e-mails, criando contas exclusivamente para os funcionários de uma empresa de segurança patrimonial, por exemplo, essa companhia terá um maior domínio sobre os documentos trocados por meio desses e-mails.

Ainda mais por se tratar de assuntos privados, tratando das informações específicas para o funcionamento de uma empresa, assim como para a sua melhor performance dentro do seu respectivo mercado, sem que suas técnicas exclusivas vazem na internet.

Para isso, é necessário contar com a presença de um ambiente competitivo, no qual as empresas precisam se proteger para garantir a originalidade que fazem dos seus produtos e serviços despontarem como as melhores opções para os seus consumidores.

Nesse caso, é preciso contar com um serviço adicional de segurança, diante da importância dos assuntos que estão sendo recados a partir desses e-mails, e ameaça é o que não falta ao que se refere ao processo de diálogo via troca de mensagens digitais.

Ameaças comuns ao serviço de e-mail

Os riscos associados à utilização de um e-mail corporativo não são muito distantes daqueles presentes a quem utiliza um e-mail pessoal sem estar ligado ao ambiente profissional, entre essas ameaças destacando-se:

SPAM

Uma prática que envolve o disparo em massa de e-mails a um usuário, capaz de prejudicar inclusive a relação do cliente com a empresa que enviou tais comunicações.

Como alguém que procura por um registro gaveta a ser instalado em sua casa, e passa a receber um excessivo número de e-mail relacionados a produtos hidráulicos, capazes de afastar esse consumidor, desistindo de sua compra inicial.

Malwares

Os malwares são programas maléficos capazes de monitorar e danificar os dispositivos aos quais eles são instalados. Tudo acontecendo com um simples clique em um link disponível em um e-mail suspeito, colocando em risco o seu computador ou celular.

Phishing

Essa prática se define como um golpe persuasivo em cima do usuário, levando o próprio indivíduo a revelar uma série de dados pessoais, como conta bancária, nome de usuário e senha para criminosos que podem se aproveitar dessas informações.

O phishing é apenas uma das técnicas conhecidas como engenharia social, no qual pessoas ou máquinas estudam o comportamento do usuário na internet. Ainda mais com a automação robótica de processos cada vez mais presente no mercado.

As técnicas que podem levar a problemas como perda financeira, roubo de dados da empresa e também dos clientes associadas a mesma, por isso é importante adotar maneiras de proteger o seu e-mail corporativo, aumentando a proteção desses endereços virtuais.

Como garantir a proteção do seu e-mail

Para se certificar de que o seu e-mail corporativo esteja protegido contra a ação de hackers, principalmente os que agem como criminosos digitais, é preciso adotar técnicas específicas, que ajudem a garantir a segurança desse endereço eletrônico.

A começar pela adoção de estratégias de proteção similares a qualquer segurança de site ou programa, como um sistema para dar baixa online de entregas, pois todos os elementos citados contam com dados privados e importantes para os seus gestores.

Logo, existe um compartilhamento de técnicas de segurança digital que podem ajudar nessa situação.

Mapa de segurança

O primeiro passo é verificar a segurança em si do seu site ou serviço eletrônico, ou seja, mapear todos os pontos vulneráveis que podem ser atrativos para invasores, capazes de usarem tais portas de acesso como caminhos para prejudicarem o seu serviço de e-mail.

Testar a segurança

Após identificar os pontos fortes e negativos no que se refere à segurança do seu endereço eletrônico, é importante testar esses possíveis furos na proteção, utilizando dos serviços do que hoje é conhecido como ethical hacking.

Os hackers que trabalham junto às empresas oferecem esse trabalho de simular uma invasão para testar a segurança desses sites.

Procurar ajuda profissional

Para se certificar que os passos anteriores foram alcançados de forma correta, é importante recorrer a ajuda profissional, existindo hoje empresas que atuam justamente com a oferta desse tipo de serviço.

Agindo na proteção dos seus ativos digitais, indo desde um software de gestão financeira, até os endereços de e-mails corporativos da empresa.

Desenvolvimento de estratégias

Junto aos profissionais contratados é preciso definir quais serão as ações a serem tomadas, para garantir a proteção do seu e-mail.

Tudo a ser confirmado a partir de estratégias que podem melhor se adequar ao tamanho da sua rede interna, dependendo do porte de sua empresa, como um grande conglomerado, que lida com dados de diversos clientes, até uma rede de poucos funcionários.

Verificando as mudanças aplicadas

Após a definição das melhores estratégias, é preciso colocá-las em prática, e nesse momento inicial, verificar se elas estão chegando aos resultados almejados, ou seja, se estão de fato garantindo a proteção do seu serviço de e-mail contra invasores e erros.

Ao seguir essas cinco etapas é possível garantir a segurança do seu e-mail corporativo, que se destaca diante o modelo tradicional ao que se refere em sua utilização no mercado de trabalho.

Por que usar um e-mail corporativo?

A resposta para essa pergunta está novamente alinhada ao quesito de segurança, existindo por parte da gestão de um sistema de e-mail corporativo uma maior preocupação com a proteção dos dados e documentos que circulam nessa troca de mensagens.

Mas assim como um serviço de automação audio e vídeo pode melhorar as apresentações em reuniões de trabalho, existem certas regras a serem seguidas, para que o som não vaze da sala de reuniões, por exemplo, compartilhando informações ali sigilosas.

No caso dos e-mails corporativos, existe hoje uma preocupação em seguir as diretrizes estabelecidas pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que garante a privacidade dos usuários, sendo preciso a permissão dos mesmos para analisar os seus dados.

Após fazer tudo isso da forma correta, é possível contar com uma ferramenta de comunicação especial para o mercado de trabalho, que permite uma troca de informações segura entre os setores e funcionários de uma companhia.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.