Muito coisa foi simplificada graças ao advento da internet e o que ela trouxe consigo: acesso em qualquer lugar, do celular, tablet, PC ou notebook. Assim como o uso de programas novos ou aqueles que só poderiam ser usados em um desktop.
Como no caso do controle das finanças da sua empresa ou mesmo pessoal. Antes era preciso sentar na frente do computador, abrir sua planilha no Excel e atualizar os números. Mas nem sempre esse era um processo bem sucedido. Apesar de ajudar muito, é muito fácil se perder nestes documentos.
Ou, muitas vezes, não se tem o perfil analítico para cuidar desse assunto. Afinal, dinheiro envolve números e nem todo mundo tem afinidade com o universo das exatas.
O que seria o certo a fazer? Contratar alguém com facilidade para lidar com esses assuntos. Mas e se, por um caso, no momento não existe um orçamento para a contratação desse profissional. O que fazer? Deixar suas financeiras ao léu? Claro que não! E é aí que entra a tecnologia para finanças.
Hoje em dia é possível achar diversos programas ou aplicativos que facilitam e muito esse processo de contas, saber o que entrou, o que saiu, o que foi gasto no mês e até a elaboração de contas mais complicadas.
O que quer dizer que, ao invés de se contratar uma pessoa que saiba fazer essa tarefa, em específico, atualmente o empreendedor pode optar por alguém que delegue essas tarefas para uma máquina enquanto ele foca nas questões mais pensantes.
Como desenvolver a estratégia de uma equipe, por exemplo.
Agora, o empresário pode deixar as tarefas menos produtivas para os aplicativos e focar nos objetivos que farão seu negócio crescer.
O que quer dizer que as velhas planilhas do Excel e o livros caixa saem de cena e são substituídos por essas novas plataformas financeiras digitais.
Contabilidade
Por incrível que pareça, o empreendedor pode e deve usar das tecnologias para finanças para fazer a sua contabilidade. Emissão de notas fiscais, controle de pagamento, tudo isso hoje é feito de forma automatizada e online.
Outra dádiva da era digital são os programas que cuidam do balanço patrimonial. Os softwares voltados para essa tarefa também podem controlar o fluxo de caixa e de impostos, por exemplo. Percebe? Três tarefas a menos com um único sistema.
Não consegue ter controle das contas que precisa pagar ou receber? Sem problema, existe no mercado plataformas onlines para isso também. Com um programa especializa o empreendedor consegue potencializar e facilitar os pagamentos a serem feitos por sua companhia.
É possível, por exemplo, emitir boletos e utilizar outras formas mais rápidas de recebimento, como cartão de crédito ou débito em conta.
O seu escritório na nuvem
Comentamos lá no começo que antes o empresário precisava sentar na frente de um desktop para analisar as últimas atualizações do seu negócio, ou mesmo para registrar os progressos.
Hoje, com um tablet ou mesmo um smartphone, o empreendedor tem o seu escritório, o seu negócio na palma da mão, na nuvem, ao seu alcance em qualquer lugar do mundo que tenha uma conexão de internet razoável.
Além disso, vamos supor que ele não esteja no escritório, mas quer acompanhar as mudanças em tempo real. Com esses softwares de nuvem isso é mais que viável. Ele pode fazer isso enquanto fala com sua equipe via WhatsApp ou Skype, por exemplo.
Além do mais, esses programas proporcionam outro fator muito relevante para as companhias: segurança. Com o papel fica fácil alguém pegar algum documento e perder. Com a nuvem, isso não é um problema.
E ainda tem a questão da praticidade. Imagina ter que andar para lá e pra cá com pilhas e mais pilhas de papel, tem que xerocar um documento toda vez que precisar mostrar para alguém ou a cada atualização?
Isso não é nem um pouco pratico, muito menos politicamente correto para o planeta. Além do gasto que a empresa teria mensalmente com folhas de sulfite, tinta para impressão, etc.
A nuvem é prática, econômica e pode ser acessada a qualquer hora, em qualquer lugar.
Controle e redução de custos
Controlar e reduzir os custos de uma empresa é uma tarefa mais que importante para um empreendedor. Com o avanço da tecnologia para finanças é possível ter isso a palma da mão.
Com a tecnologia é viável não só identificar onde pode-se realizar corte de gastos, como otimizar processos manuais, como a contagem do dinheiro, por exemplo.
Para isso, a companhia pode utilizar de um programa que faça a contagem de moedas, diminuindo assim o tempo que os funcionários passam nesta tarefa.
Assim como controlar o estoque e automatizar algumas outras tarefas administrativas. Ao invés de ficar contando notas, os empregado podem focar em aumentar as vendas ou em proporcionar um atendimento mais personalizado aos clientes.
Não está entendendo porque, de repente, os gastos aumentaram? Com essas novos aplicativos o empresário será capaz de acompanhar tudo o que está sendo gasto e verificar se esse valor é realmente necessário para aquele setor e se este está trazendo retorno.
Se não, hora de cortar alguns recursos. Se sim, talvez seja hora até de investir mais naquela área.
E isso vale tanto para questões mais relevantes, como investimento na equipe de comunicação, marketing digital ou na redução de gastos em copos descartáveis, por exemplo.
Que tal oferecer ou estimular o uso de garrafas reutilizáveis? Além de economizar, é uma atitude mais politicamente correta para o planeta.
Não tem como negar a importância da tecnologia para finanças hoje em dia. Todo empreendedor que deseja estar a par dos assuntos da sua companhia ou quer otimizar processos, ou mesmo automatiza-los, precisa e deve fazer uso desses programas digitais.
Mal não fará, com certeza. Pelo contrário. Além de estar sempre por dentro de tudo que acontece na sua companhia, mesmo quando não está lá fisicamente, ainda pode-se redirecionar os custos com mais eficiência e identificar gastos desnecessários com mais rapidez.
